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关于印发哈尔滨市地方志 资料年度化工作实施细则的通知
2019-09-03 09:55
关于印发哈尔滨市地方志
资料年度化工作实施细则的通知
哈志办发〔2009〕14号
各区、县（市）人民政府，市直各委、办、局，中省直在哈有关单位地志办：
为了进一步明确资料年度化工作的性质、任务、具体工作步骤和操作方法，完善工作日常检查和专项责任目标考核，经市政府同意，现将《哈尔滨市地方志资料年度化工作实施细则》印发给你们，请认真贯彻执行。
二〇〇九年十一月二十四日
哈尔滨市地方志资料年度化工作实施细则
为了进一步明确资料年度化工作的性质、任务、具体工作步骤和操作方法，完善工作日常检查和专项责任目标考核，切实保障《哈尔滨市地方志资料年度化实施办法》的贯彻实施，促进哈尔滨市地情资料年度化工作步入常态化、规范化、法制化的轨道，特制定本工作细则。
一、哈尔滨市地情资料年度化工作，是由市政府向有关单位和部门布置的一项长期性任务。资料年度化的具体工作，就是由相关单位和部门，把当年履行工作职能的情况和结果，物化为文字、图表和音像等不同资料形态并加以整理和保存。这些资料既是各单位和部门自身年度工作的必要记录，也是城市建设和管理具有重要参考借鉴价值的地情信息资源，是未来地方志书编纂工作的基础素材。因此，这是一项基础性的地情信息资源建设，是城市文化和区域文化建设的重要组成部分。
二、根据国务院颁布的《地方志工作条例》规定，一定行政区域内的各级行政事业单位和企业，都有责任和义务为该行政区域志书编纂提供资料，因此，各个单位和部门资料年度化的任务与内容同其职能和职责相一致。
三、年度化的资料要做到全面、系统、准确。全面——是指资料要涉及单位和部门的全部主要职能和职责；系统——是指资料要完整体现职能和职责履行的基本过程和结果，保证事物变化的脉络不间断，因果关系清楚；准确——是指资料要符合客观实际，各种形态的资料之间不相互矛盾。
四、各级政府和相关部门应本着对历史负责的态度，认真做好本地区本单位的资料年度化工作，并建立必要的工作机制，常态化的工作制度和工作方法，保证资料生成的时效。各相关单位和部门应当指定具有综合职能的处室承办资料年度化工作，负责拟定本单位或部门资料搜集提纲，组织、协调日常工作，汇总和上报年度资料。相关职能处室和直属单位负责具体专题的撰写。
五、资料年度化提纲是各单位和部门开展资料年度化工作的基础和遵循。参与第二轮修志的单位和部门，应以向《哈尔滨市志》（1991—2005）提供的篇目内容为基础，并结合职能变化和实际工作进行增删取舍，制定资料年度化提纲。未参加第二轮修志的单位可直接依据工作实际确定资料提纲。提纲的基本结构框架为专题条目，专题条目之间原则上为平行关系，不再区分层次。
六、年度化资料包括文字内容和音像、图表、照片等非文字内容。文字内容由综合性专题和单一性专题组成。其中综合性专题是对一个单位或部门一年工作情况的综合性归纳。单一性专题是对一项工作或活动的记述，包括开展的背景、采取的措施和工作结果。非文字内容原则上保留原始状态，不重新翻拍和制作（遇有保密和特殊专业要求除外），并要附有与之匹配的文字说明。每个专题的文字数量以满足全面、准确、系统的标准为限。
七、各单位应在每年3月末前，依据上年度的主要职能和实际工作情况，形成上年度资料搜集提纲报送市地方志办公室审查核准。由于工作启动的原因，2009年的工作时间适当后延，各相关单位于12月10日前提报2006—2008年资料搜集提纲。
八、各相关单位要依据和遵循资料年度化提纲搜集资料和编写资料专题。年度资料报送市志办前，应采取适合自身的方式履行内部审核把关程序，并在资料中以“编写说明”的形式，记清参与编写和审核把关人员备查。
九、市地方志办公室负责保存各单位和部门以电子版形式报送的年度资料；编写单位可根据各自的需要和条件，保存相应介质的年度资料。市地方志办公室将建立全市年度资料数据库，通过适当方式为各相关单位提供资料共享服务。
十、市地方志办公室与进行资料年度化工作的单位具有业务指导关系。市地方志办公室指导相关单位编纂第二轮志书的同时，负责对该单位的资料年度化工作进行业务指导，没有承担第二轮志书编纂任务的部门和单位，亦应开展资料年度化工作，市地方志办公室将根据此类单位的工作职能和部门性质，指定具体业务指导处与其建立业务联系。各相关单位应主动与市地方志办公室进行业务沟通。
十一、市地方志办公室将对各单位从事资料年度化工作的人员不定期进行工作培训，确保上述部门和人员准确了解资料年度化工作的要求、方法和标准，以便尽可能地提高工作效率，保证年度化资料质量。各相关单位须将本单位负责资料年度化工作的具体职能部门和工作人员报市地方志办公室，以便建立正常的工作联系。
十二、市政府责成市地方志办公室，负责资料年度化工作的组织、检查、督促以及资料成果的保存和开发利用。市地方志办公室要认真履行职责，加强工作指导，及时总结、完善工作要求和工作规范，建立和严格实施制度监管，不断提高和切实保证年度资料的质量。
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